Sådan begynder du din præsentation med storytelling

Tallene står i strunke kolonner, din vigtigste graf troner frem som Mont Ventoux i Tour de France, og alle pilene i dine flow charts vender korrekt i de vigtigste slides i din præsentation.

Men allerede før kaffen er hældt op, og endnu inden du har sagt de første ord, fornemmer du kundens tomme blik i øjnene.

Bind en sløjfe

Tal med tal på fungerer sjældent overbevisende i sig selv. Tal er absolut nødvendige, men de appellerer til fornuften. Vi mennesker styres også af følelser. En god historie, der binder en sløjfe om fakta og følelse, kan sikre, at din kunde ikke bare hører efter, men også bliver inspireret og engageret.

Gennem tusindvis af år er vores hjerner blevet kodet til at sætte inputs og impulser sammen til historier, som vi har fortalt rundt om bålet for at skabe mening og relatere os til hinanden. Vi opfatter verden ved hjælp af meningsgivende fortællinger.

Hjælp din kunde med at forstå meningen med dine tal ved hjælp af historier.

To arketyper

I din indledning kan du for eksempel bruge to arketyper historier:

  • ’Hvem-er-jeg’ – historien. Supplér din slide med dit CV og opremsning af dine meritter med en relevant anekdote, der for eksempel viser noget om dine værdier og hvem, du er som menneske. Howard Schultz, Starbucks’ CEO, kunne vælge at fortælle, at Starbucks’ topprioritet er at servere kvalitetskaffe for kunderne på en god café. I stedet rejser han rundt med fortællingen om, hvordan han på en tur til Milano ikke blot opdagede italienernes passion for espresso, men også observerede, at de italienske kaffebarer var mere end et mødested, de fungerede som en slags lim mellem mennesker – værdier, han byggede videre på i sin forretning.
  • ’Hvorfor-er-jeg-her’ – historien. Hvis du kunne åbne kundens hjerne, ville du måske se en rulletekst, hvor der står: Er du her bare for at tjene penge? Forstår du vitterlig vores udfordringer? Hvornår skal vi have frokost? Hvis du har en bevægende og relevant historie at fortælle, så brug den. Er du CEO for et biotech-firma, der har udviklet et middel mod kræft, og du sidder til et investor-møde, kan det give god mening at fortælle, at din bedstefar døde af kræft. Men hvis dit ellers velfungerende firma skal fusionere, og du står overfor medarbejderne og fortæller, at ’vi gør det her for jeres skyld’, så står folk som regel af. Der er ingen grund til at fake det. De fleste mennesker forstår fint ambitioner og egoistiske mål, så længe de ikke kammer over. En god historie er et kraftfuldt værktøj – brug det med måde.

Storytelling kan virke som et gammeldags redskab i dag. Det er det også. Og det er præcis derfor, det virker så godt. En historie går derhen hvor kvantitativ analyse, excelark og giga grafer har adgang forbudt: direkte ind i vores hjerter.

Hvorfor skal du lytte til, hvad jeg siger?

Hvis du har svaret på alt, behøver du ikke lytte – og heller ikke læse mere.

Allerede i 1957 skrev Harvard Business Review en artikel om at lytte – og hvordan det ville gavne ledere og dermed virksomheder, hvis de blev bedre lyttere. Mon vores lytteevner er blevet bedre siden 1957, hvor mediestrømmen er større, og hvor vi konstant bliver mindet om nye updates fra en vibrerende mobil i lommen?

Ledelsesprofessor Scott D. Williams skriver, at ledere, som lytter effektivt, vil få mere information fra deres medarbejdere. De vil få større troværdighed, og de vil kunne reducere konflikter. Ledere, der lytter effektivt vil kunne motivere bedre og få mere engagerede medarbejdere.

Måske er det derfor, at Huffington Post i 2014 – med hjælp fra en lytteekspert – videregiver, hvad de gode lyttere gør. Missouri Universitet lister også flere håndgribelige og konkrete skills op, lige fra koncentration, empati, opmærksomhed, spejlende kropssprog, god øjenkontakt og pauser.

Lederne vil få større troværdighed og få mere information fra deres medarbejdere

Tøm koppen

At være reelt åben for at lytte til andre lyder let, men ifølge Missouri Universitet er det svært: ”It is very difficult to be completely open because each of us is strongly biased”.

Et 1000-årigt gammelt buddistisk ordsprog beskriver det med en historie. En lærd og klog mand kommer til zen-mesteren, for at få mere og ny viden. På et tidspunkt fylder zen-mesteren den lærdes kop op og fortsætte med at hælde, så teen flyder ud over det hele. Den lærde mand råber forskrækket ”Stop, koppen er fuld”. Zen-mesteren svarer ”Præcis, lige som dig. Du er fyldt med ideer. Og du kommer for at blive klogere, men din kop er fuld. Du skal tømme din kop, før jeg kan lære dig noget nyt”.

3 råd som gør dig til en god lytter

  • Vær nærværende og koncentreret. Tid er ofte begrundelsen for ikke at være nærværende. Fx bliver du ukoncentreret, fordi du ved, at du skal til et møde om lidt. Aftal hvor lang tid du har, så du kan være nærværende i den tid, du har til rådighed.
  • Lyt færdigt, før du responderer. Når du lytter, har din hjerne mere kapacitet end blot at lytte til de talte ord. Derfor bliver du distraheret af egne tanker, som i stedet fx løbende evaluerer det sagte. Men lige pludselig er dine tanker kommet på et sidespor, og du mister det næste, der bliver sagt. Hold fokus og lyt.
  • Sætte sig i den andens sted og stil spørgsmål. Udlev din indre Søren Kierkegaard. Kierkegaard bliver ofte citeret for: ”… al sand Hjælpen begynder med en Ydmygelse;”. Som hjælpende lytter skal du stille åbne, udviklende og uddybende spørgsmål, som får den anden videre.

Glæd din familie og træn din lytning

Sommerferien

Glæd din familie og træn din lytning hele sommerferien. Undersøgelser peger på, at vi kun lytter med 25% effektivitet, så der er plads til forbedring. Det kræver træning. Og husk vi har to øre og en mund – som sælgerne siger.

Kunsten at få ret

 

I næste måned drager tusindvis af mennesker afsted til Folkemøde på Bornholm for at høre, se og møde indflydelsesrige mennesker – og ikke mindst debattere.

Nogle af dem har uden tvivl læst den tyske filosof Arthur Schopenhauers lille bog fra 1831: ‘Kunsten altid at få ret – 38 måder at vinde en ellers tabt diskussion’.

Bogen er en pedantisk og sjov opregning af skarptslebne slyngeltricks til debattører, der ikke går efter sandheden, men bare vil vinde en diskussion for enhver pris.

Det er for eksempel at:

  • opstille falske præmisser som bevis for dit udsagn (§5)
  • gøre modstanderen rasende (§8), så han mister sin dømmekraft;
  • fordreje modstanderens ord (§18),
  • stille modstanderen i et latterligt skær (§28), eller
  • ganske enkelt fremføre dybsindigt vås (§36)

Ligegyldigt at vinde et slag for at tabe krigen

Hver dag benytter drevne debattører sig af disse tricks. For nylig brugte Marie Krarup (DF) eksempelvis en kæk kombination, da hun i radio24syv i en debat om forsvarets køb af kampfly bl.a. brugte §28, da hun hævdede, at:

”Eva Flyvholm mener åbenbart, hun er klogere end de eksperter, der har vurderet sagen i tre år”, sagde hun blandt andet – hvilket Eva Flyvholm (Enh) dog på intet tidspunkt havde sagt.

Første gang, jeg læste ’Kunsten altid at få ret’, var på Institut for Statskundskab i Aarhus, hvorfra en stor del af vores politikere og embedsfolk er uddannet fra.

Indrømmet. Det tog mig nogle år at gennemskue, hvor lidt nyttige rådene reelt er. For selvom ens ego kan svulme af glæde over at få ret, så kan det være inderligt ligegyldigt at vinde et slag for så at tabe krigen.

Du vinder i højere grad krigen – hvis vi nu skal blive i krigsmetaforen – ved at være et lyttende, empatisk menneske, der overbeviser andre med gode, reelle argumenter og personlig gennemslagskraft.

I hvert fald ifølge det amerikanske forbundspoliti FBI.

Lær af FBI

Når de ellers hårdtslående medarbejdere skal overbevise andre om deres synspunkter, så sker det på en bund af viden om følelser og adfærdspsykologi.

Javist, deres model er møntet på top anspændte gidselsituationer og lignende. Men du behøver ikke stå over for en selvmordstruet person på en gesims for at vide, at FBIs fremgangsmåde også i andre situationer giver et bedre og mere konstruktivt resultat end Schopenhauers 38 kneb, der går direkte på argumentationen.

  1. Lyt
  2. Vær empatisk og vis, at du forstår den anden
  3. Du har opnået tillid – den anden begynder at lytte
  4. Du fremfører dit argument med reelle beviser for din påstand
  5. Den anden ændrer mening og handler efter det.

Gør det let

I kunsten  at overbevise andre springer vi typisk de tre første niveauer over, og går direkte i gang med at argumentere. Det er imidlertid kontraproduktivt. Ifølge bl.a nobelpristageren i økonomi Daniel Kahneman er vi i langt højere grad styret af vores følelser og intuition, end af vores fornuft og analytiske evner.

Det betyder konkret, at du skal bruge mindst lige så meget energi på at få din modpart til at føle sig godt tilpas og skabe en god situation, som du skal bruge på din argumentation. Vi kan hjælpe dig med begge dele her på Talerakademiet.

Hvis den strategi ikke tiltaler dig, og du i stedet gerne vil have Schopenhauers beskidte tricks helt ind under huden før Folkemødet, så spiller Det Kgl. Teater netop nu forestillingen: ”Kunsten altid at få ret” – baseret på Schopenhauers bog.

Forestillingen er udsolgt. Men det kan jo være, du kan tricke dig frem til en billet.

 

Farvel og goodbye til min automatpilot

Hvornår har du sidst skiftet mening? I næste uge skal jeg holdet et kursus om argumentation for ingeniører. Et emne som jeg ikke har undervist i siden min ekstern lektor-tid på RUC. Det er et kursus, jeg glæder mig til at holde, og har brugt alt for meget tid på at forberede. Nu kan du lære af mine fejl, hvor jeg adskillelige gange har skulle sige farvel til min universitets-automatpilot.

Fejl nr. 1

Begyndte med for meget research

Jeg har viden om emnet, men alligevel synes jeg lige, jeg skulle opdatere mig om nye bøger. Velvidende at argumentationsteoriens byggesten blev lagt af Aristoteles 350 år før Kristi fødsel).

Råd til fejl 1

Kunne du også finde på at starte med at researche lidt på emnet fx google det? Eller finde ud af hvad har andre tidligere har skrevet eller ment om emnet? Begynd med at skrive det du allerede ved. Du kan supplere med at skrive spørgsmål ind i teksten, fx spørgsmål som du lige skal tjekkeeee eller researche yderligere på.

Fejl nr. 2

Gik i gang med slides til præsentationen

Jeg indledte min forberedelse med at åbne Power Point-programmet og lave slides. Altså inden jeg havde fundet ud af, hvad der skal ske på dagen, hvilke øvelser jeg ville lave, hvilke hovedbudskaber deltagerne skulle gå hjem med. Absolut en fejl. Dette resulterede i at jeg begyndte med at beskrive teorien – hvad er et argument? Osv… Lyder langhåret ikke?

Råd til fejl 2

Find ud af, hvor du vil føre deltagerne hen: Hvilke budskaber er de vigtigste, deltagerne skal huske efter en hel lang dag? Hvilke øvelser og breacks vil du lave? Hvordan kobler du dine hovedbudskaber med øvelser mm? Bagefter kan du begynde at lave dit slidsshow. Så har du nemlig en plan for dagen, som du kan disponere efter og hælde indhold i.

Fejl nr. 3

Teorien strukturerede mit oplæg

Netop fordi jeg begyndte med at lave mit slideshow, kom jeg til at lave en struktur for dagen – siderne bliver jo vist i rækkefølge, og derfor bliver strukturen derefter. Lang og tung.

Råd til fejl 3

Lav et program, agenda, drejebog – gerne meget detaljeret. Kald det hvad du vil, men start her. Det jeg konkret gjorde var at printe alle mine sider ud og klippede dem fra hinanden. Med planen i den ene hånd og min slides i den anden, kom der en helt ny struktur og masser øvelser.

Lav et program, agenda, drejebog. Kald det hvad du vil, men start her.

 

Fejl nr 4.

Teksttung power point

Alle ved godt der ikke skal stå for meget på en side. Men når man som jeg, havde så meget teori på hjertet, blev den MEGET teksttung. Og der kom mange sider. GAB!

Råd til fejl 4

Lug ud og start forfra. Jeg har med min meget lange og teksttunge show lavet et super kursusmateriale. Det får deltagerne i kopi. Men det som deltagerne får at se, bliver noget helt andet. Jeg har nemlig besluttet mig for at tegne hovedpointerne (jeg har fx tidligere købt Bikablo facilitators dictionary, som jeg kan anbefale). Jeg har med slides på skærmen og en lille blok skitseret alle de slides, hvor det ikke var ultra nødvendigt at se på skrift.

Fejl nr 5

Glemte øvelser og involvering

I min iver efter at få fortalt alt om argumentationsteori, glemte jeg nogle af de kvaliteter der kendetegner min undervisning (og som giver meget gode evalueringer, hvilket betyder at mine kunder ringer tilbage år efter år). Jeg fik ubevidst planlagt en lang enetale. Som ville trætte selv den mest motiverede deltager.

Råd til fejl 5

Det handler ikke om hvad jeg siger, men om hvad deltagerne kan huske. Og de huske bedst hvis man øver sig, er involveret (læs fx Knud Illeris bog om Læring).

Fejl nr 6

Slog hovedet langt ned i maven

Som jeg har illustreret her, så kommer selv meget erfarne undervisere til at falde i den akademiske grød og metodik. Jeg startede ubevidst forberedelsen af dette kursus, som jeg bedst havde lært på universitetet for mere end 20 år siden (det sidder godt fast) og derfor begik jeg alle de fejl, som jeg råder folk fra. Hvis jeg havde haft en stor hammer, havde jeg nok givet mig selv et gok

Råd til fejl 6

Man kan godt gøre det hele godt igen, også selvom man er startet skidt. Jeg glæder mig til kurset – og det er der mange andre som også gør, der er masser af deltagere på ventelisten. Min sidste råd, husk aldrig af have en hammer tæt på din computer, så undgår du unødige gok.

Endnu et jubilæum? Se det som en strategisk mulighed

Min veninde Julie skulle holde en tale for en medarbejder. De skulle fejre et jubilæum: Den pågældende medarbejder havde været i kommunen i 25 år. Vedkommende glædede sig til at høre sin chefs begavede ord. Og de godt 30 kolleger så mest af alt frem til at få et stykke chokolade og en pause fra dagens opgaver.

Julie var blank. Det hvide papir råbte på ord. Men hvad skulle hun sige?

Det hvide papir råbte på ord

De første stikord tog form. Så blev de til hele sætninger om, hvor oprigtigt dejligt det var at arbejde sammen med denne erfarne og dygtige medarbejder samt hvilke opgaver, vedkommende konkret havde gjort en forskel med at løse.

Hver dag holder ledere landet over mikrotaler. Disse små og store begivenheder, hvor alle medarbejdere er samlet, rummer et strategisk potentiale til mere end blot et klap på skulderen. Mikrotalen er et strategisk værktøj, som ledere kan bruge til at skabe overblik, klarhed og forbinde hverdagen med den strategi, som virksomheden – eller her kommunen – følger.

Julie fremhævede de positive egenskaber, som hun personligt satte stor pris på ved medarbejderen. Og så fremhævede hun nogle af de opgaver, som havde været strategisk vigtige, som medarbejderen havde løst forbilledligt.

Små og store begivenheder, hvor alle medarbejdere er samlet, rummer et strategisk potentiale

To råd til at give strategien liv

Som leder forventes det ofte at du indleder og afrunder alt lige fra det ugentlige afdelingsmøde til personaletemadagen. Det er anledninger, du kan bruge til:

  1. at sætte de strategiske mål og visioner i fokus og i relation til hverdagen
  2. at øve dig i at holde taler

Forbind strategien i hverdagen

Strategier kan nogle gange forekomme meget flyvsk og for nogle opleves som kun målrettet ledelsen. Derfor er det en vigtig opgave lederne i hverdagen og i alle anledninger at vise forbindelse mellem de daglige opgaver og strategien.

Træn til afdelingsmødet, workshoppen og temadagen…

Her på Talerakademiet træner vi hver dag ledere i at kommunikere autentisk, fokuseret og forståeligt, så de bliver bevidste om deres egne styrker og udviklingsrum. Men vi ved også, at learning by doing er den bedste træning i livet.

Med mikrotalerne får du som leder mulighed for at afprøve nye talertricks. For eksempel:

  • at skifte den traditionelle indledning á la: ”Velkommen til jer alle sammen. Vi er jo samlet for at fejre, at xxxx”, som sender hele holdet på mental udflugt til uendeligheden, skift ud med en icebreacker, eller for eksempel en passende, relevant vittighed.
  • at bruge din stemme bevidst og skrue op og ned for den de steder i talen, hvor det er passende
  • at fortælle en god anekdote og finde en slagkraftig metafor

Med mikrotalen har du mulighed for at vurdere, om du nåede i mål med dit budskab. Fornemmede du genklang hos medarbejderne, da du fremhævede den strategisk forbilledlige opgaveløsning? Virkede din metafor? Grinede de af din vigtighed? Og hvis du ikke nåede helt i mål, så nyn med på Meat Loafs omkvæd: ”Two out of three ain’t bad…”